La comptabilité des associations qui est régi par la loi 1901 suppose une organisation sans faille.
Le gestionnaire se doit d'être non seulement scrupuleusement honnête, mais d'une rigueur absolue. Le choix des outils à utiliser dans ce cadre rigide est primordial. Une erreur stratégique dans le domaine comptable ne pardonne pas.
La répartition des fonctions : Elle diffère fortement suivant la taille de l'association. Le trésorier possède un rôle fondamental dans l'organisation et le suivi de la comptabilité : Il vérifie notamment, à l'existence de ressources suffisantes pour l'engagement de dépenses en rapport avec les objectifs définis en conseil d'administration. Il assure une relation transversale entre le président et les autres membres du conseil d'administration et prend en charge la présentation du budget en assemblée générale. Il doit, le cas échéant, avoir une relation technique avec le directeur et le comptable éventuel lorsque la taille de l'association permet la présence de permanents salariés ou de prestataires de service. Ces salariés agissent sous le contrôle et l'autorité du trésorier et du président. Une délégation partielle de la gestion de trésorerie peut être faite auprès du directeur. Il est fondamental de bien séparer la préparation des règlements et la signature des chèques. Si le trésorier assume lui-même la tenue comptable et la préparation des règlements, il est préférable de confier la signature au président. Une autre forme de contrôle en trésorerie, quelle que soit la délégation existant auprès d'un salarié, consiste à limiter le montant des engagements financiers pouvant être réalisés. Au-delà d'un certain montant, deux signatures peuvent être exigées.
Sécurité et droits d'accès
La comptabilité d'une association est toujours la propriété exclusive de cette dernière. Seules les personnes habilitées ont un droit de regard ou de modification sur votre comptabilité. C'est pourquoi je vous conseille vivement de protéger vos documents Excel par un mot de passe à l'ouverture et à la lecture.
Pour ce faire il suffit de faire : - Fichiers - Enregistrer sous - Option A ce niveau trois possibilités s'offrent à vous. - Soit de protéger votre document contre la lecture (mot de passe exigé à l'ouverture du document). - Soit de protéger votre document contre l'écriture (mot de passe exigé pour la modification du documents). - Soit de protéger votre document contre la lecture et l'écriture. (Recommandé)
